作者｜花花小萌主

进入2023年以来，很多人会有这样一个感觉，活动出现井喷式的增长，大到各种品牌活动，小到各类宣传活动，而同时增长的，还有活动策划岗位。

据职友集数据，活动策划招聘需求量2023年较2022年同期对比增长83%，地区排名上海最高，占4.7%，其中不乏一些初次接触该岗位的。

那么新手要如何切入这个岗位？活动策划执行的流程是什么？

(相关资料图)

精准的需求对接

接到一个活动项目之后，首要的就是进行需求对接，有需求才有落地。关于需求对接，可分为两部分，一是基础对接，二是要点对接。

基础对接是所有活动都需要了解的信息，包括时间、地点、形式、人数、规模和预算。

时间上若不能确定具体日期，可以框定一个时间段，以及了解清楚是早中晚哪一个节点；

地点需要知道某一个位置，一般来说，场地会在后期进行现场勘察；

形式主要是线上线下以及是否有确定的主题性活动，如事件营销、发布会、展览市集、品牌节事、演出庆典、赛事竞技、派对团建、会议会务、亲子活动、路演活动等；

人数上要了解清楚预备邀请的人数以及现场参与的人数是否有要求；

规模上，要明确是短线活动还是周期活动，以及需要达到的宣传高度；

还有最要紧的预算，巧妇难为无米之炊，根据预算来规划活动才能有的放矢。

关于要点对接，我们常常会遇到两种客户，一种是不知道自己要什么，口头禅就是，“你们专业，按照你们的来”；另一种是明确知道自己要什么，甚至会提出一些活动的想法策略。

对于不知道要什么的客户，要学会怕抛砖引玉，寻找相似案例，慢慢让客户意识到要什么；对于知道要什么的客户，要学会见缝插针，在客户的侃侃而谈中，提出自己专业的想法和创意的点子，让客户不至于唱独角戏。

如果你苦恼在沟通时抓不到重点，那么可以试试 PREP 沟通法则。

PREP 沟通分为四个步骤：结论→依据→事例→重述结论，是一种结论导向的沟通方式。

P（point）观点：简明扼要，开门见山，让对方第一时间知道自己想表达的的观点。举例来说，就是先讲结论，经过与客户的初步沟通，为活动定性，如客户想要在端午节搞一场活动，你就可以提出，端午龙舟竞赛的赛事竞技活动。

R（reason）原因：提出理由和依据，支持你的观点。提出活动定性之后，向客户说明理由，可以从趋势层面，体育旅游在国内是一项新兴的旅游产品；从文化层面，赛龙舟是端午习俗；从落地层面，具备场地的优势等。

E（example）例证：拿出例证，用案例、数据等对观点进行强化。在阐明原因之后，就要用案例和数据来说话，案例可以是过去的优秀作品，新手小白没有案例积累，也可以搜索网上的参考。

在沟通间隙，迅速在手机上搜索案例，并为客户呈上能有说服力的案例照片。

P（point）观点：重申观点，再次强调重点。沟通的最后一步，再次重申结论，让客户加深印象。

所谓磨刀不误砍柴工，前期花点时间把需求对接清楚，可以防止后期走错方向。

创意的活动策划

活动策划岗的第二步，就是进行创意活动方案的打造了，光说不练假把式，活动形式就那么一些，要在小池子里玩出花，还是要在方案上下功夫打磨。

我曾经在鸟哥笔记写过一篇《被“挖呀挖”洗脑后，我总结出了创意策划方案的方法论》，大家可以去看看。

在这里，我简单描述一下写创意方案的步骤：

1.搜索模仿

我们常说的是，天下方案一大抄，就看你会抄不会抄；既然前方有巨人，何妨站在肩头看天下。

关于搜索，也是有技巧的，一要拆分关键词，关键词越细，搜索到的活动玩法也越广，比如端午龙舟是一个关键词，龙舟也是一个关键词；二要组合关键词，对，就是组合，就是将你的关键词注入想法，比如旱地龙舟，亲子龙舟，简单来说，就是在关键词前加入定词。

而搜索的渠道也很多，百度、小红书、抖音、微博、同行网站，但凡有内容的地方，就有搜索。

不要小看搜索，搜索其实就是一种灵感模仿，模仿可不是贬义词。

华莱士靠着模仿肯德基起家，目前已有上万家门店，年营收额也已超过6亿元，形成了自身的品牌。最初的时候，华莱士不管是店面装修亦或者是产品设计，基本上都是完全模仿着肯德基来做的。

2.创新改编

在中国蓬勃发展的互联网行业，百度、微信等一些主流互联网公司，都是“先模仿、后创新”的成功典型，最早都是照搬国外样本后，经过本土化改造，和不断创新模式，最终不仅走在行业潮流前，很多创意还被西方国家所“模仿”。所以模仿是为了更好的创新。

关于创新改编，可以从三个方面入手：

一是思路上借鉴创新，在思路上，我们要首先去分析别人的方案，比如《浪姐》的成功打造，我们可以分析出巧用人设、文案赋能、话题选手、正能量导向等一些关键因素，那么在借鉴上，就可以从这几点入手。

在创新上，也可通过差异化思维寻找不同的切入口，比如，汽车产业从诞生开始，主流发展就是向动力、空间、舒适的方向不断创新，大、好、强等似乎成为汽车业竞争的标配，甲壳虫却提出“Think small (想想还是小的好)”的主张，挣得一席之地。

二是形式上元素叠加，有的活动策划主打轻网红元素、有的则主导文化元素、还有的主打怀旧元素，可以通过元素叠加融合的方式来创新，将静态转变为动态，将动态转变为静态，都是创新，有时候还可以蹭热点。

如电视剧《九霄寒夜暖》中，融合了奇幻、探案、轻喜、爱情等丰富元素，多元素实现了较好平衡。虽然被网友戏称为“电子榨菜”，但将多元素叠加创新，多元素相互融合，达到辐射更多人群的效果，有效实现了同类型赛道上的创新突围。

三是视觉上迭代升级，主要是指美陈设计，可在他人的设计上融入地域特色、主题特色，通过造型、颜色、文字上入手进行改编。如很多出圈的网红路牌，一时风靡大江南北，就有很多的创新改编。

再来看华莱士的案例，我们都知道华莱士的制胜法宝很简单，那就是便宜，华莱士从肯德基的劣势入手去创新，取得了初步的胜利。

再后来，华莱士扩张店面避开肯德基的选址模板，把市场的重心放到了三四线的城市，也正是因为如此，华莱士的店铺才能够在短时间内倍数增加。

所以，模仿会有一时的生命，但创新才是持续的生命。

完善的预算控制

在活动方案确定之后，就是做预算了，将价格框定在可接受范围之内，这样才能达到双赢的效果。

在做预算上，我认为，分块进行是最合适的。一般来说，预算可以分为以下几个模块：

宣传推广：包括前期的宣传软文、后期的通稿及推广发布的渠道，各种活动多媒体（PPT、视频宣传片），还有主持稿的撰写等，相对来说，是以文字为主的一些工作；

现场美陈：可分为签到区域、展示区域、互动区域、舞美区域，每个活动的不同，预算细节也会不同，但大多数包含了舞台、背景桁架等必要元素；

道具租赁：包括场地租赁、灯光、音响、启动道具租赁等，这一类主要是罗列可以通过租赁或者外包实现的物料及物料费用；

物料采购：从开幕式到系列活动的采购，这一分块比较细节化，会有很多小东西，最好就是有2个以上的人进行核对，才能确保不遗漏；

印刷产品：邀请函、礼品袋、嘉宾证、席卡、活动手册、流程表、臂贴、海报等，通过印刷形成的活动物料；

执行人员：工作人员、演出人员、拍摄影像人员、主持人、礼仪等各种人工劳务费，有时还需要安保费用等；

其他杂费：水、工作餐、交通、临时运输及装卸、快递服务等，活动过程中，或许因为客户的要求，会产生一些跑腿费用等，钱虽小，但也要将其预留出来；

服务费：一般来说，是综合以上各种费用综合的10%-15%，当然，有些还会算上税费。

根据活动的不同，还需要按实际情况来分哦。在进行预算控制时，要注意三点：

1.明确预算重点，要讲主要的预算，用到能够拔高整个活动的环节上去，比如很多公司将重头度放在开幕式上；

2.借力打力，做预算很繁琐，要学会使用历史数据，供应商的历史数据以及相类似活动的历史数据，如若是刚入行，则可以与有经验的前辈进行沟通，可套用数据模板来提高效率；

3. 学会记录，预算并不是一成不变的，会随着活动的调整而进行改变，那么就需要进行随时记录，不要搞混。

有条不紊的计划

在确定了预算模块之后，接下去就是活动操作执行了，其实不难，但就是需要耐心和细心，在这一阶段，你要做好四张表格。一是时间进度表，二是人员分工表，三是活动执行表，四是细节检查表。

时间进度表，要倒推的手法，去安排时间，确保活动前，所有物料人员都能到位；

人员分工表，顾名思义，就是落实到人，每一项工作都有责任人，如一般的活动下设综合协调组、招商组、宣传组、现场组、安全保卫组、后勤保障组、机动组等，每个组需要有一个负责人，表中要备注所有人的联系方式；

活动执行表是活动当天的流程表，要越详细越好，包含的精确的时间，每个环节的用时及转场等；

细节检查表是在活动前，罗列需要彩排检查的工程和物料，如布展时间、货车通行时间、电源位置用电量、通行位置、网络接口、卫生间方向、AV串场彩排（灯光、音响、视频、音频）等。

由于活动不同，细节无法一一列明，但是把活动控制在计划内，大概率是不会出错的。另外，在活动中，要随时进行备份，有备无患。

需要注意的是，活动结束后要记得物料的回收，很多物料是可以重复利用的。而活动复盘是必不可少的，复盘不仅包含活动现场，还要包含活动前期遇到的问题，这样可以避免下次活动再出现类似问题。

任何岗位，实操是最宝贵的经验，希望给新手们一点启示吧。

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